Использование новых технологических инструментов для нотариальных действий вызвало путаницу у многих людей, включая нотариусов. В США существует удаленная онлайн-нотаризация (RON), которая отличается от личной электронной нотаризации (IPEN) или удаленной нотариальной нотации чернилами (RIN). И все три отличаются от традиционных нотариальных действий с бумагой и ручкой.
Давайте поэтапно разберем в чем различия между этими методами нотариальных заверений. Обратите внимание, что это общее описание, и конкретные требования в некоторых штатах могут различаться.
Что включает в себя каждый тип нотаризации?
- Традиционная нотаризация – это то, с чем большинство нотариусов знакомы. Заявитель и нотариус лично встречаются, чтобы нотариально удостоверить рукописную подпись на бумажном документе.
- Для личной электронной нотаризации (IPEN) нотариус и заявитель все равно встречаются лично. Вместо ручных подписей и бумажных документов нотариус и заявитель используют электронные подписи для подписания и нотариального заверения электронного документа (часто называемого “электронной записью” в законах штата).
- Для удаленной онлайн-нотаризации (RON) нотариус и заявитель встречаются удаленно из разных мест, используя аудиовизуальные коммуникационные технологии, и нотариальное действие обычно выполняется удаленно с использованием электронных подписей и записей.
В период чрезвычайной ситуации, связанной с COVID-19, некоторые штаты разрешили альтернативный процесс нотариальных действий, называемый удаленной нотариальной нотацией чернилами (RIN), как альтернативу личному нотариальному заверению бумажных документов. На сегодняшний день в 7 штатах существуют постоянные законы, разрешающие нотариальные действия RIN. Во время RIN заявитель подписывает бумажный документ во время онлайн-общения с нотариусом. Возможно, потребуется, чтобы заявитель подписал декларацию под страхом наказания за утверждение, что документ, который он подписал и отправил нотариусу, является тем же документом, и прикрепил ее к документу. Затем документ отправляется нотариусу для нотариального заверения.
Требования к форматированию документа для каждого типа нотаризации
Каждый тип нотариального действия (традиционная, IPEN, RON и RIN) имеет различные требования к форматированию документа:
- Традиционная нотаризация требует наличие физического бумажного документа с оригинальной рукописной подписью чернилами.
- Личная электронная нотаризация требует наличие электронной записи, такой как PDF-файл или документ Word. Документ представляется на компьютере, ноутбуке или мобильном устройстве.
- Удаленная онлайн-нотаризация, как правило, также требует электронную запись, как и IPEN, хотя некоторые штаты позволяют подписывать и нотариально удостоверять бумажные документы с использованием RON.
- RIN требует физический бумажный документ с оригинальной рукописной подписью, но также может потребоваться дополнительная электронная копия документа, отправляемая нотариусу.
Идентификация подписывающего лица
Идентификация подписывающего лица при традиционной и личной электронной нотаризации происходит одинаковыми методами. Подписывающее лицо должно лично знать нотариуса или представить удовлетворительное подтверждение личности нотариусу, обычно документ удостоверения личности, такой как водительские права, или один или более достоверных свидетелей, которые лично знают подписанта и могут подтвердить его личность в соответствии с требованиями законов о нотариате штата.
Удаленная онлайн-нотаризация требует, чтобы подписывающие лица были идентифицированы с помощью комбинации как минимум 2 методов проверки личности, приспособленных для удаленной среды. Примеры включают аутентификацию на основе знаний (KBA), при которой подписант должен правильно ответить на вопросы о своей кредитной истории и биографии; анализ удостоверений, при котором проверяется подлинность удостоверения личности подписанта с помощью автоматизированного процесса; удаленная демонстрация документа, во время которой подписант предъявляет удостоверение личности нотариусу на камеру, чтобы нотариус мог прочитать информацию, проверить биометрию или открытый ключ сертификата.
Для RIN подписывающее лицо должно быть идентифицировано в соответствии с процессом, утвержденным штатом. Примеры могут включать личное знание нотариуса о подписавшем лице, удаленную демонстрацию удостоверения личности нотариусу или клятву/утверждение достоверного свидетеля, участвующего в RIN.
Подписи и печати нотариуса
Большинство нотариусов знакомы с традиционным процессом нотариальных действий, в котором клиент подписывает бумажный документ ручкой. Затем нотариус завершает текст документа, подписывает его ручкой и прикрепляет свою физическую нотариальную печать.
