Апостиль — это печать, которая легализует документ для его использования в другой стране.
Какие страны требуют легализации Апостилем?
Это относится к странам, которые являются участниками Гаагской конвенции. Почти все страны, которые ранее были частью Советского Союза, подписали Гаагскую конвенцию.
Теперь, давайте рассмотрим основные причины отказа в легализации. Первой и наиболее распространенной причиной является некомпетентность нотариуса и ошибка, которую он допускает при заверении документов. Эти ошибки часто обнаруживаются, когда документ передается для легализации в различные государственные органы, такие как муниципальные, судебные или федеральные инстанции.
Какие же ошибки считаются наиболее распространенными?
Все начинается с неправильно поставленной запятой. Согласно протоколу, сначала указывается фамилия, а затем следует запятая. Отсутствие этой запятой считается нарушением протокола. Другие распространенные ошибки включают неправильное размещение печати, нечеткий отпечаток или несоответствие подписи нотариуса. Даже малейшая ошибка, такая как неправильно поставленная закорючка, может привести к отказу в легализации.
Как можно решить эту проблему?
В первую очередь, рекомендуется обратиться к профессиональным агентствам или к нотариусам, имеющим большой опыт работы в данной сфере. Нотариальное заверение подписи в Калифорнии стоит всего 15 долларов, и это небольшие затраты, чтобы избежать проблем. Важно отметить, что ни одно агентство или нотариус не имеют права взимать с вас 20, 30 или даже 16 долларов за заверение подписи.
Еще одной распространенной причиной отказа в легализации является ситуация, когда вы легализуете судебные документы, такие как свидетельства о разводе, постановление о разводе или изменение легального имени. Это требует правильной легализации. Данный документ должен быть направлен в секретариат штата Калифорния для проведения легализации.
Что делает клерк штата Калифорния?
Он должен найти соответствие данной подписи в их реестре, но очень часто подпись судебного клерка просто не может быть обнаружена в архивах штата Калифорния. Это означает, что каждый судебный клерк должен предоставить свою подпись в судебную систему, что, к сожалению, не всегда происходит.
Как справляется с этой проблемой секретарь штата Калифорния?
Он помещает ваши документы в режим ожидания, который может продолжаться от нескольких часов до нескольких месяцев, и отправляет запрос в судебную организацию с просьбой подтвердить легальность подписи и принадлежность этого человека к соответствующей судебной инстанции. Для того чтобы избежать таких лишних задержек, если вы не обращаетесь через профессиональное агентство, можно попросить самим указать имя и фамилию судебного клерка, который выполнил данную легализацию.
Например, при обращении в нашу компанию, когда мы просим сертифицированную копию, мы спрашиваем, есть ли подпись этого человека в реестре штата Калифорния. Затем мы просим, чтобы документ был подписан именно тем клерком, чья подпись уже находится в реестре, и это позволяет избежать ожидания запроса.
Если вы получаете отказ, то в таких случаях мы всегда запрашиваем письменный отказ. Это очень важно, чтобы показать нотариусу или судебной инстанции, почему вам было отказано в постановке Апостиля. Этот официальный письменный отказ может быть полезен для получения ваших средств или решения вопроса с той инстанцией, которая выдала вам документ.
Следующий важный момент касается нотариата. Когда нотариус заверяет ваш документ, обратите внимание на дату выдачи его лицензии. Например, клиент предоставил нам документ, заверенный нотариусом, который еще не принял присягу. Нотариусу дано 30 дней на принятие присяги, и до этого момента он не может выполнять нотариальные акты. Информация о наличии или отсутствии присяги также содержится в реестре штата Калифорния. Поэтому, если получаете отказ, это может быть связано с тем, что нотариус не выполнил присягу, и он должен исправить ошибку или вернуть вам деньги. Важно отметить, что максимальная фиксированная плата за нотариальные акты в Калифорнии составляет 15 долларов.
Также стоит учесть, что при попытке легализовать документы, такие как свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе или нотариально заверенные копии, возникают определенные ограничения. В некоторых случаях нотариально заверенные копии могут быть использованы, но важно удостовериться, что они абсолютно идентичны оригиналу. Например, свидетельство о рождении должно быть либо оригиналом, либо сертифицированной копией, которая идентична оригиналу. Поэтому, при заказе документов, таких как свидетельство о рождении для новорожденных, рекомендуется получить несколько копий, чтобы иметь запас на будущее.
Что еще приводит к отказам в легализации?
Будьте готовы к тому, что нотариально заверенные копии свидетельств о рождении, браке и разводе, выданные в США, могут быть подвергнуты отказу в легализации, так как законодательство требует либо оригиналов, либо идентичных сертифицированных копий.
Одной из распространенных ошибок клиентов является попытка легализации документов, таких как сертификат о натурализации или криминальный отчет об отсутствии криминальных преступлений, выданных ФБР, через секретариат своего штата проживания. Эти документы не могут быть легализованы на уровне штата, так как они относятся к федеральным агентствам.
Для легализации таких федерально выданных документов необходимо обращаться к федеральным агентствам, таким как федеральные суды или госдепартамент. Очень часто клиенты допускают ошибку, не проведя предварительное исследование о том, какие страны входят в Гаагскую конвенцию.
Иногда им отказывают в легализации документов из-за незнания этой информации. Например, до недавнего времени Китай не входил в Гаагскую конвенцию.
В случае, если вы пытаетесь отправить документ в Китай, предполагая, что он уже входит в Гаагскую конвенцию, и нотариально заверяете его, а затем пытаетесь легализовать через секретариат штата, не проведя домашнюю работу о текущем статусе стран в Гаагской конвенции, вы можете потерять время и деньги, и вам придется столкнуться с отказом.
Для легализации документов стран, не входящих в Гаагскую конвенцию, используется альтернативный алгоритм. Например, документы могут подвергаться сертификации, затем легализации в госдепартаменте и после этого в Посольстве страны назначения.
Например, посольство Китая может не обновлять информацию о своем членстве в Гаагской конвенции в течение нескольких месяцев после вступления. Напротив, Эмираты имеют четкие правила, и доверенность для легализации действует всего 3 месяца. Если не успеть в этот срок, процесс придется начинать заново.
Обратите внимание, что легализация через госдепартамент может стоить несколько сотен долларов, и некоторые страны, например, Эмираты, взимают дополнительные сборы, такие как 650 долларов за каждую подпись легализации.
Важно провести домашнюю работу заранее, чтобы избежать лишних затрат и задержек. Надеемся, что эти советы помогут вам избежать дорогостоящих ошибок при легализации документов. Рассказывал вам об этом Вадим Печерский и команда Rush in Documentation Center.
Также рекомендуем к прочтению:
– Три способа правильно идентифицировать подписывающее лицо нотариусу
– В чем разница между традиционной нотаризацией и удаленной электронной нотаризацией в США
– Иммиграционные бенефиты. Как правонарушения осложняют их получение.
